〔歯科、小児歯科、歯科口腔外科／滋賀県大津市〕
11台の診療ユニットと20人以上のスタッフを擁する同院。多数のスタッフへの情報伝達を円滑化すべく、業務用チャットツールとしてプライベートでも使うSNSアプリを利用してきたが、公私の区分けの健全化という観点から課題を感じていた。そこで、クリニック専用情報共有アプリ「ドクターズ・ファイル メディパシー」の運用を開始。チャット機能と掲示板機能に業務連絡の移行を図り、課題解決と業務効率化につなげている。
メディパシーは既読表示などチャットツールとしての機能も十分！
業務専用チャット機能があったからこそ「ドクターズ・ファイル メディパシー」を運用してみようと考えたので、しっかり活用させてもらっています。というのも、以前はプライベートでも使うSNSで業務チャットをしていたのですが、それだと業務時間外にチャットで情報が入ることに抵抗があるスタッフもいるのではないか、と懸念していたのです。ただ、クリニックを運用する側としては、忘れないうちにスタッフに情報共有をしておきたいことは多々あるもの。業務用のチャットツールをメディパシーに切り替えたおかげで、そのジレンマが緩和されていますね。
運用状況としては、診療時間外などの連絡手段として25人ほどのメンバーにスマホアプリ版メディパシーのチャットを利用してもらい、診療中は従来どおりインカムでリアルタイムに連絡を取り合う、という形でツールを使い分けています。メディパシーのチャットにも既読表示がついているため、情報がスタッフにきちんと届いたかを把握しやすく、使い勝手がいいと感じていますよ。
メディパシーの掲示板機能の運用にもメリットを感じています。もともと当院では朝礼と終礼の内容を、それぞれ別のノートにまとめておいて、その時間にシフトが入っていなかったスタッフには出勤時に確認してもらうことにしていました。ですが、パートさんを含めてスタッフの人数が多くなるにつれ、全員にきちんと情報が伝わっているのかどうしても不明瞭になってしまう面があって……。そのことを課題に感じていたのです。そこで、これまでノートに取っていた内容を、アプリを使っているメンバー全体に一括で情報発信できるメディパシーの掲示板機能に記載するという運用に変更し、朝礼・終礼ノートをともに廃止しました。アプリからいつでも簡単に掲示板を確認できるという手軽さがいいようで、結果は好感触です。
当院には若いスタッフも増えているのですが、その世代はデジタルツールに慣れていますから、情報の授受のハードルが下がったように感じてもらえているのかもしれません。手間をかけずに業務効率化と情報共有の円滑化を図れましたね。
