〔精神科、心療内科／神奈川県横浜市鶴見区〕
ドクターズ・ファイル(DF)に無料付帯するウェブ予約機能ドクターズ・ファイル アポ(APPO)と電子カルテの台帳を利用し、予約管理を行ってきた同院。しかし、2つのシステムを併用している点を解消し、よりスタッフの負担を軽くできたらと考えていたという。そこで、予約受付～予約管理を一元化でき、LINE予約に対応している点も魅力に感じたドクターズ・ファイル アポ レジタス(レジタス)を導入した。
レジタス経由の予約が増え、電話対応の負担が明確に減りました。
以前は、ドクターズ・ファイル(DF)に掲載していれば無料で使えるウェブ予約機能ドクターズ・ファイル アポ(APPO)を採用していました。ただ、APPOでできる設定の都合上、当院の場合は受付・管理していたのは初診のみ。再診の患者さんは窓口か電話で予約してもらい、電子カルテで管理してきました。ですが、予約管理を2画面で行うと業務が煩雑化する上、ミスがないよう気を配らないといけません。よりスタッフの負担を軽減できるものがあればと考えていたのです。
数社の予約システムと比較する中でドクターズ・ファイル アポ レジタス(レジタス)に目がとまったのは、一つは予約管理台帳としての機能が充実していたからです。LINE予約に対応している点も魅力的でした。また、DFを運営する会社が提供しているところも安心感がありましたし、APPOからアップグレードという形なら導入費用も抑えられる。総合的にメリットを感じ、導入を決めたんです。検討段階での質問への応対や導入サポートのこまやかさも好印象でしたよ。
ええ。初診・再診の予約受付と管理が一つのシステムで行えるようになったのは、当院にとって大きいです。紙台帳がそのままデジタル化されたような印象で使い勝手も良く、スタッフと「レジタスにして良かったね」と話しています。
具体的に言うと、レジタスのカレンダー形式の台帳画面を見れば、現在どこに空き枠が多いか一目瞭然です。ですから、患者さんからの急な問い合わせに対してもスムーズに案内できるようになり、回答を間違える心配もなくなりました。
また導入後は特に、予約の電話対応数が減ったと実感しています。以前まで再診予約は電話か窓口対応のみだったところ、レジタス導入後は、初診と再診ともに24時間ウェブで予約・キャンセルを入れてもらえるようになりましたからね。体感的には、2割ほどは予約関連の電話業務の負担が軽減されました。電話は薬局さんなどとのやりとりにも使うので、助かっています。予約前日に自動でリマインド連絡を送る機能のおかげか、無断キャンセルが減ったのもいい変化といえるでしょう。
導入サポート時にもらったパンフレットを印刷して、予約サイト公開前から患者さんに配っていました。来院された方には必ず「LINEを利用していますか？」と伺って、YESならLINE用パンフレットを、NOでもネット環境のある方にはウェブサイト用をお渡ししています。
もう一つ、診察券をQRコードつきのカードに変えました。コードを読み込むと当院のドクターズ・ファイルリンク（ドクターズ・ファイルに記事を掲載すれば、無料で作れるホームページ）に飛び、そこから簡単に予約サイトにアクセスできます。
工夫のかいもあって、今は1日平均で約1～2割はレジタス経由の予約です。日や時間帯によっては、半分ほどがレジタスで予約された方のこともありますね。LINE公式アカウントの友だち登録数で見ると、レジタス導入前は130人くらいで、現在は500人近い。これだけの方が、LINEから予約してくれる可能性があるということですよね。意外なことに60～80代の方からもLINEから予約が入るようで、うれしい誤算でした。
