〔婦人科、産科、産婦人科、乳腺外科、不妊治療内科／神奈川県藤沢市〕
クリニック専用の情報共有アプリ「ドクターズ・ファイル メディパシー」の導入前は、別の無料アプリを活用していた同院。3ヵ月以前の過去データが閲覧できないことや、入退職者の管理などに課題を感じていたとか。そこで、さまざまなツールを検討した結果、誰もが使いやすい仕様のメディパシーの導入を決定した。施設単位の固定費で、コスト負担が少ない点も決め手に。現在はチャット機能を中心に活用している。
いつでも、誰でも、簡単に、必要な情報をチェックしています。
メディパシーを導入する前は、約4～5年間別の無料アプリを使用していました。これはビジネスチャットツールの無料版ですが、3ヵ月以前の過去データが閲覧できなくなることや、入退職者の管理が困難であることなどに課題を感じていましたね。例えば、過去の重要な資料や共有内容が必要なときに参照できなくなったり、退職者のアカウントが残り続けてしまったりなど、現場や総務でそれぞれ課題が浮きあがってきていたんです。退職者の管理ができないことはセキュリティー面での懸念もありましたし、医療現場には向いていないのかなと。そこで、いくつかの有料版ツールの導入も検討しましたが、それらのツールは「1アカウント課金制」がオーソドックスであったため、導入を見送りました。当院は職員数が100名を超えるため、1アカウント課金制だと莫大なコストがかかります。コスト負担の大きさや管理の煩雑さから、他のツールを探そうと考えました。
無料アプリの課題が総務で顕在化し、さらに「入退職者の管理を強化したい」という話も出てきていたタイミングで、ギミックのスタッフさんからメディパシーを提案していただきました。乗り換えの最も大きな決め手は「施設単位の固定費」です。頻繁に入退職者が発生しても、コストが変わらない点に惹かれましたね。また、メディパシーはクリニック専用情報アプリとして、医療現場で使いやすいUIになっていること、チャット機能が中心で直感的に操作できることにも魅力を感じました。というのも、医療現場では、アナログな方も珍しくありません。特に当グループの職員は年齢層が幅広いため、誰でも使いこなしやすいツールが必要となります。そこで、メディパシーの「チャットを見ればわかる」という点に惹かれました。ちなみに、現時点においても、意図的に複雑な使い方を避けて、チャット機能を中心に活用しています。メディパシーはいろいろと使いこなすこともできますが、使いこなしてしまうと使えない方も出てしまうかなという懸念があるからです。
まず導入に関しては、特に大きな反対はありませんでした。職員に対して、総務の「入退職管理を一元化したい」という目的をしっかり周知できていましたので、自然と受け入れられたのではないでしょうか。導入時には各所から「入職者の履歴を共有したい」「招待メールが届かない」などの細かい質問は上がりましたが、すぐに担当者が対応したことでトラブルなどは発生しませんでした。また、あらかじめ移行日や以前のアプリの停止日を知らせていましたので、スムーズに導入を進められたように思います。なお、当グループ全体において、メディパシーに完全移行したわけではありません。職員数が多い本院ではプライベートツールを避けるためにも、メディパシーの主にチャット機能を運用していますが、職員数の少ない分院では一般的なSNSなどを活用しているところもあります。逆に本院でそのSNSに後戻りすることは、もう考えられないですね。また、メディパシーの運用にあたって、グループチャットの命名規則などは設けていません。部署ごとに柔軟にお任せしています。
チャット機能を中心に、メディパシーを活用しています。職種別のチャットではなく、例えば「勤怠管理」「シフト連絡」「薬品管理」「インシデント共有」「事務連絡」などの目的別のチャットが多いですね。ほかにも病棟や部署ごとにグループチャットを作成し、申し送りなどを行っています。夜勤や日勤の情報共有にも役立っていますよ。メディパシー導入前に悩んでいた、無料アプリのデータ保存期間の問題からも解放されました。具体的には、年末調整の記入例や各部署の資料・マニュアル、インシデント報告書などは、これまで紙ファイルで保存していましたが、メディパシーによりデジタルで永続的に管理できるようになったなと。夜勤スタッフにとっては、時間帯を問わずいつでも過去資料を確認して自己解決できるようになった点も大きなメリットです。また、チャット機能は「言った言わない問題」などの申し送りトラブルの解消も狙っていますが、今後は未確認や忘却などの問題にも取り組んでいきたいなと。なお、総務の「入退職管理を一元化する」という課題も解決しました。
