〔歯科・小児歯科・歯科口腔外科／東京都練馬区〕
父の歯科医院を引き継ぐにあたり、予約方法もそのまま継承してリニューアル開院。だが、実際に同じ予約方法を使ってみると、「電話予約と紙台帳」というスタイルは患者名の聞き間違いなどのミスを誘発しがちで、紙台帳も書き込みや修正が重なると読みにくくなることが多かった。予約システムの導入を考えていたところ、ギミックの営業担当から「ドクターズ・ファイル アポ レジタス」の案内をもらい、関心を持つようになった。
電話予約と紙台帳の運用に限界を感じ、レジタスを導入しました。
電話予約と紙台帳の運用に、業務効率や正確さの面で課題を感じていました。電話対応に時間がかかる上、患者名や予約日時の聞き間違い、紙台帳への転記ミスも起こりやすい。さらに、キャンセルや変更の度に紙台帳に手書きで修正を加える必要があり、文字が重なって視認性が低下し、ページ全体が見づらくなることも悩みでした。2023年に父の歯科医院を「やまだ歯科」としてリニューアルした際、従来の電話予約と紙台帳での運用方法を引き継ぎましたが、運用を続ける中でこうした問題が明らかになっていきました。ちょうどその頃、ギミックの営業担当さんから「ドクターズ・ファイル アポ レジタス」の案内を受け、LINE予約が可能で操作も簡単だったことから、改善の一手として導入を決断しました。
ちょうどアナログからデジタルへの移行を考えていた時期でしたので、導入のタイミングはベストだったと思います。パソコンがあまり得意ではないという受付スタッフは、紙台帳からの切り替えに不安を感じていたようですが、操作が簡単なのでほんの1～２週間ほどでマスターしてくれました。治療メニューごとの色分けなどのカスタマイズについても、今では私以上にスムーズに使いこなしています。実は最初のうちは不安もあって紙台帳を併用していたのですが、レジタスの操作に慣れるにつれて、だんだん紙台帳を使わなくなっていきました。現在はレジタスに一本化していますので、誰にとっても簡単かつ便利なシステムに仕上がっているのだと思います。
最大の目的は業務効率の向上でしたが、「予約枠を無駄なく埋めたい」という思いもありました。デジタルの予約システムを活用することで、予約の空き枠が可視化されたと思います。レジタス導入前は診療が終了すると電話受付も終わってしまうので、たとえ空き枠があっても、それ以上の予約が入ることはありませんでした。一方、ウェブ予約は24時間体制。思っていた以上に、夜間に予約が入るようになったのです。「今日は患者さんが少ないな」と思って出勤してみると、夜間にウェブから予約が入り、診療枠が満杯になっていたこともあります。患者さんにとっても便利らしく、新規患者数が約3割増加したので、これまで取りこぼしていた層にもアプローチできていると思います。また、今まで窓口で次回メンテナンスの予約を取っていた方が、「まだ先の予定がわからないので」と後日ウェブから予約を取るというパターンも増えました。3ヵ月後、半年後に進んでメンテナンス予約を入れてくれる患者さんが多くなり、メンテナンス率も向上したのですから大満足ですね。
ホームページに予約ボタンを設置し、院内の窓口横にはQRコードつきの掲示物を置いて、スタッフがLINE登録を案内しています。ウェブやLINE経由なら夜間や休診日でも予約できるため、新しい患者層の獲得はもちろん、既存患者の利便性向上にもつながっています。その結果、現在では予約の3〜4割がウェブ・LINE経由となっており、確実に効果を実感しています。
父の代から紙台帳を使っていましたので、導入を決めた当初は少し不安もあったのですが、導入前のオンライン講習が非常にわかりやすく、たいへん助かりました。オンラインで1時間×3回の講習をしてもらったのですが、2回でも十分なくらいに丁寧な講習でした。3回目は、ほぼ質疑応答の時間でしたね。実際に稼働させてみないとわからないことも多々ありますので、「動かしながら都度質問できる」というスタイルに安心しました。システムに付随するサポートチャットがとても便利で、問い合わせると遅くとも翌営業日には回答が来ますし、その日のうちにサポートをしてもらえることも少なくありませんでした。すぐに電話をしてくれたこともありますので、臨機応変な対応にずいぶん助けられました。私は「わからないことはすぐに解決したい」と思うタイプですので、迅速に対応してもらえるのは心強いです。スタッフも私も、わからない、使いにくいと感じた部分はありません。予約数の確かな増加と同じく、配慮の行き届いたサポート体制についても満足しています。
クリニック運営に必要な機能に特化させた予約システムですし、操作も簡単ですので、多くのクリニックにとって使いやすいと思います。当院のようにアナログからデジタルへの切り替えを考えているクリニックには初めて導入する予約システムとしてお勧めしたいですね。紙台帳からの移行に多少の手間がかかるかもしれませんが、移行作業そのものが操作の練習になりますし、その後の利便性を考えれば決して大きな負担にはなりません。レジタスは予約管理だけではなく、患者情報も簡単に検索できます。情報共有もしやすく、認識ミスも減りますので、業務効率の改善にも役立つと思います。当院は定期検診の案内を昔ながらのはがきで出しているのですが、レジタスにはリコール機能もついていますので、使いこなすほど利便性を実感できるのではないでしょうか。個人的には、迅速かつ丁寧なサポートが一番のお勧めポイントですね。診察室に端末を置いてリアルタイムで予約状況を確認することもできますし、忙しい医院ほど役に立つのではないでしょうか。
