〔歯科／東京都世田谷区〕
先進機器を活用し高精度の治療を行う歯科医院。人柄も伝えられる媒体として、「ドクターズ・ファイル」と『頼れるドクター』を10年来活用する。多くの患者が来る中、予約対応が電話のみのため診療時間内しか受け付けできず、スタッフの負荷も大きかった。そこでLINE予約ができる点が決め手になり、「ドクターズ・ファイル アポ レジタス」を導入。24時間365日予約できる環境が整い、前日の事前連絡もスムーズに行えるようになった。
予約システムは導入2ヵ月で、もうなくてはならない存在ですね
ドクターズ・ファイルとのお付き合いは2011年からで、そのときは当院も開院して間もなかったので、広告媒体は積極的に活用していました。当初から書籍の『頼れるドクター』とセットで活用し、当院の紹介記事を掲載しています。初めての取材で感じたのは、医療への想いなど私の背景まで含めて聞いてもらえるんだなということでした。そこを深堀りする媒体はほぼなかったと思います。確かに患者さんにとってドクターの人柄は知りたいことの一つですよね。
開院当時はいろいろ試していた広告も、今は価値があるものに絞っているんです。『頼れるドクター』は医療専門の書籍として、しっかり内容を伝えられるだけのボリュームがあることと、広告っぽい感じがないのがいいですね。以前知人が、「コンビニにあった本に先生の記事が載っていた」と周囲に話してくれていたことがありました。医療機関を紹介する本としてプラスの印象があるのだと思います。私自身、売り場に並んでいるのを目にして販路の広がりを感じますし、患者さんもこうした本にかかりつけ医が出ていたらうれしいのではないでしょうか。他にも、当院ではウェブで掲載しているインプラント治療の記事をパンフレットにして、ご興味のある方に持ち帰っていただいています。いろいろな形で情報発信に役立てています。
人材募集の一環で活用していますが、リアクションはありますね。これまで何件か応募を頂いています。ドクターズ・ファイルと、ドクターズ・ファイル ジョブズ（JOBS）が連動しているので、「記事を読んだのですが」とおっしゃって来る方もいて、紹介記事を参考にしてくれていると感じます。
先ほども申し上げたとおり、ドクターズ・ファイルは取材対象であるドクターのバックボーンまで深く探った上で記事を作りますよね。実は私は、取材を受けるまでドクターズ・ファイルのことをよく知らなくて……。だから自分が取材を受けた時に、そんなところまで掘り下げてインタビューをするのかという驚きにつながったのだと思います。記事掲載を始めた2011年の時点で自院のホームページは持っていたのですが、伝えられる内容が違うのだとわかりました。医療に対する姿勢や考え方までフォローしてもらえるドクターズ・ファイルの記事が入り口にあるからこそ、患者さんはもちろん、JOBSでも求職者の方に当院のことがしっかり伝えられると思います。
もともとウェブ予約システムへの興味はずっと持っていました。例えば、美容院やマッサージなど自分が利用するお店を考えてみても、オンラインで予約できるかどうかで利用のしやすさには天と地ほどの差があると感じます。そう考えると、患者さんの立場になったときに利便性の高い予約システムがなければどうなるのか。アクセスする方法が限られ、当院の利用自体がなくなる恐れすらありますよね。一方で、簡単に予約を取れるようになるとキャンセルも増えるのではないかという不安があって、なかなか踏みきれずにいたんです。その点、レジタスはLINEを使えるところが決め手になりました。患者さんが使いやすく、予約の前日確認も簡単にできて受診忘れ防止にもつなげられますからね。
導入にあたっては準備しなければいけないこともあり、日々忙しい中でできるのか不安を覚えたことも正直あります。ただ、いつも担当の方が細かいところまで丁寧にサポートしてくれたおかげで、途中で止まってしまうこともなく、運用開始までこぎ着けたことは本当にありがたかったです。
始めてから約2ヵ月たちますが、休診日や診療時間外でも予約が入りますし、レジタスを入れて良かったです。早くもなくてはならないものになっています。導入前は予約業務に手がかかり、予約時間を過ぎている方にお電話したり、遅刻が多い方には念のため前日に連絡したりしていたのが、今はシステムからLINEやメールでリマインドメッセージが送られるので、架電業務が減るなど、予約に関する業務は4分の1程度まで減らすことができました。院内にはLINEへの登録方法を掲示しており、受付スタッフにも口頭でご案内するように日頃から伝えています。
無断キャンセルへの不安については、電話予約でもドタキャンはありますし、それよりレジタスの導入によって業務の負荷軽減ができたメリットのほうがずっと大きいと実感しました。また、患者さんの来院目的によって予約枠を分けるなどカスタマイズできる機能も活用しています。
ドクターズ・ファイルの掲載当初からずっとお付き合いしている営業の方がレジタスの担当者につないでくれたのも安心感がありました。本当にいろいろな商品を通じてお世話になっていると思います。
