〔内科 循環器内科／東京都大田区〕
午前・午後の診療でスタッフが入れ替わるため、院内での情報共有が課題であった同院。職種も多く、紙の申し送りノートでは過去の情報が埋もれたり、見落としがあったりなど、限界を感じていたそう。そこで、まずはオンラインでのコミュニケーションツールを導入。情報共有を強化するために、コストと機能のバランスを検討した上で、クリニック専用の情報共有アプリ「ドクターズ・ファイル メディパシー」への乗り換えを決断した。
これだけの機能が無料だなんて、クリニック運営の強い味方です。
以前利用していた情報共有ツールと比較した場合、クリニック専用の情報共有アプリ「ドクターズ・ファイル メディパシー」は、コストと機能のバランスの良さが魅力だと思います。無料プランでも必要な機能が十分に備わっていますし、「まずは試してみよう」といったハードルも低いのではないでしょうか。クリニックにとって導入しやすい価格帯で利用できる点も気に入っていますね。実際に使ってみると、院内の運用にも非常にマッチしているように感じています。例えば、職種別やプロジェクト別での情報共有をはじめ、掲示板機能ではミーティング議事録や日々のトラブル・改善事項を共有したり、スタッフの意見を募集したり。他にも、チャットを活用したコミュニケーションや既読機能での確認状況の把握など、日常業務の中で自然に活用できていますね。スタッフ間の伝達漏れや確認の手間などの削減にもつながっているかなと。過去の投稿や情報をキーワード検索で確認できるのも魅力です。今では、メディパシーは院内の情報共有に欠かせないツールとなっています。
当院では、午前診療と午後診療でスタッフが入れ替わります。さらに、看護師や医療事務、臨床検査技師など、職種も多岐にわたるため、院内での情報共有が大きな課題となっていました。情報共有ツールを導入する前は、紙の申し送りノートを活用していましたが、過去の記録が埋もれてしまったり、必要な情報をすぐに見つけるのが難しかったり。情報量が増えるにつれて運用が難しくなってきたんですね。また、勤務時間帯の異なるスタッフ同士で顔を合わせる機会が少なく、情報共有や伝達の漏れ、認識のズレが発生しやすい状況でした。こうした背景から、場所や時間を問わず、オンライン上での情報共有ができるツールが必要だなと考えるようになりました。最初は院内コミュニケーション活性化の目的もあって、別のツールを利用しました。組織文化の醸成という役割は果たせたかなと思います。そして、より効率的に情報共有や業務管理を行いながら、コスト面も見直したいと新たなツールを検討することにしました。そこで出会ったのが、メディパシーです。
実はメディパシー導入時には、あまり苦労はありませんでした。スタッフたちは既に別のコミュニケーションツールを使っていたため、「情報伝達にはツールを使う」といった文化が根づいていましたね。しかし、以前のツールを導入する前は、院内での方向性を統一する必要がありました。当院は午前・午後でスタッフが入れ替わるため、情報共有や組織としての一体感づくりが課題でしたし、職種や働き方によってもスタッフたちの考え方は違います。さらに、スタッフの年齢層は20代から70代まで幅広いのが特徴です。中には、デジタルツールに不慣れなスタッフや、導入そのものに反対するスタッフもいました。そこで、まずはミーティングや文書を通して、ツール導入の意義を理解してもらうことから始めました。単にツールの使い方を教えるのではなく、情報共有の重要性をはじめ、「なぜ同じ方向を向く必要があるのか」「なぜお互いの良いところを見つけることが大切なのか」などを繰り返し伝えていくうちに、ツール活用の文化が根づいたように感じています。
クリニックの規模に関係なく、情報共有に課題を感じている場合はメディパシーを検討しても良いかと思います。特にお勧めなのは、スタッフ数が多いクリニックです。当院のように午前と午後でスタッフが入れ替わる体制などでは、どうしても情報の伝達漏れや認識のズレが発生しやすくなります。そのため、職種間の連携や情報共有には、時間や場所を問わずに情報を確認できる仕組みが欠かせないのではないでしょうか。実際に、当院ではメディパシーを活用することでスタッフ同士の連携がスムーズになりました。また、看護師や医療事務、臨床検査技師など複数の職種が在籍しているクリニックや、紙の申し送りや一般向けのSNSなどで情報共有を行っているクリニックにもお勧めです。メディパシーではグループを整理した上で、グループごとに必要な情報を共有できますし、蓄積された情報はいつでも検索して確認できます。伝達漏れを防ぐだけでなく、「過去の情報を探すのに手間がかかる」といったこともありません。メディパシーはクリニック運営の強い味方だと思います！
